Beveiligingsbeleid

Naam van de polis: Beveiligingsbeleid
Datum: 24/07/2023 
Beveiligingsofficier: Lydia Hirst 

Doel 
Onze liefdadigheidsactiviteiten omvatten onder meer het werken met kwetsbare mensen. Het doel van dit beleid is om deze te beschermen en belanghebbenden en het publiek te voorzien van de overkoepelende principes die onze aanpak hierbij begeleiden.   

Toepasbaarheid 
Dit beleid is van toepassing op iedereen die namens ons werkt, inclusief onze beheerders en andere vrijwilligers.  
Van partnerorganisaties wordt verlangd dat zij over hun eigen beveiligingsprocedures beschikken, die minimaal moeten voldoen aan de onderstaande normen en eventuele aanvullende wettelijke of regelgevende vereisten moeten omvatten die specifiek zijn voor hun werk. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, andere Britse toezichthouders, indien toepasselijk. 
De bescherming moet op passende wijze worden weerspiegeld in andere relevante beleidslijnen en procedures.   

Principes   
Wij geloven dat:  

• Niemand die bij ons werk betrokken is, mag ooit te maken krijgen met misbruik, schade, verwaarlozing of uitbuiting. 
• We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om het welzijn van al onze begunstigden, medewerkers en vrijwilligers te bevorderen, hen veilig te houden en te werken op een manier die hen beschermt. 
• We hebben allemaal een collectieve verantwoordelijkheid voor het creëren van een cultuur waarin onze mensen zich niet alleen veilig voelen, maar ook kunnen spreken als ze zich zorgen maken. 

Soorten misbruik 
Misbruik kan vele vormen aannemen, zoals fysiek, psychologisch of emotioneel, financieel, seksueel of institutioneel misbruik, inclusief verwaarlozing en uitbuiting. In bijlage 1 vindt u signalen die kunnen wijzen op de verschillende vormen van misbruik. 

Zorgen melden 
Als er een misdaad aan de gang is, of als een persoon direct gevaar loopt, bel dan de politie, zoals u in alle andere omstandigheden zou doen.
Als u een begunstigde of een lid van het publiek bent, maak dan uw zorgen kenbaar aan een lid van ons team, die een senior medewerker of trustee van het goede doel zal waarschuwen.   
Voor personeelsleden, trustees of vrijwilligers van het goede doel, maak uw zorgen kenbaar aan uw supervisor of spreek met een trustee.    
De curatoren zijn zich bewust van hun rapportageverplichtingen aan de Charity Commission met betrekking tot Melding van ernstige incidenten en, indien van toepassing, andere toezichthouder. Zij zijn op de hoogte van de regering begeleiding bij het afhandelen van aantijgingen over bescherming.  

 Verantwoordelijkheden 

 Verantwoordelijkheden van curatoren 
Dit borgingsbeleid wordt jaarlijks door het bestuur beoordeeld en goedgekeurd.    
Beheerders zijn op de hoogte van en zullen zich houden aan de richtlijnen van de Charity Commission op beschermen en beschermen van mensen en ook de 10 acties die trustees moeten ondernemen om een goed borgend bestuur te waarborgen.   
Een leidende trustee krijgt de verantwoordelijkheid voor het toezicht op alle aspecten van de veiligheid, inclusief klokkenluiden en gezondheid en veiligheid op het werk. Dit omvat: 

• Een cultuur van respect creëren, waarin iedereen zich veilig voelt en zich kan uitspreken. 
• Een jaarlijkse evaluatie van de veiligheid, met aanbevelingen aan de Raad. 
• Regelmatige rapporten ontvangen om ervoor te zorgen dat dit en aanverwant beleid consistent wordt toegepast. 
• Het toezicht houden op eventuele tekortkomingen in de beveiliging. 
• En ervoor te zorgen dat alle problemen goed worden onderzocht en snel, eerlijk en gevoelig worden afgehandeld, en dat er aangifte wordt gedaan bij de politie/wettelijke autoriteiten.  
• De organisatie leiden op een manier die ervoor zorgt dat iedereen zich veilig voelt en zich kan uitspreken. 
• Ervoor zorgen dat risicobeoordelingen worden uitgevoerd en dat passende maatregelen worden genomen om deze risico's te minimaliseren, als onderdeel van onze risicobeheerprocessen. 
• Ervoor zorgen dat alle relevante controles worden uitgevoerd bij het werven van personeel en vrijwilligers.  
• Programma's/activiteiten plannen om rekening te houden met mogelijke veiligheidsrisico's, om ervoor te zorgen dat deze adequaat worden beperkt.   
• Ervoor zorgen dat alle afspraken die DBS-goedkeuring en beveiligingstraining vereisen, worden geïdentificeerd, inclusief het niveau van DBS en eventuele vereiste training. 
• Ervoor zorgen dat een centraal register wordt bijgehouden en regelmatig wordt gecontroleerd om ervoor te zorgen dat DBS-goedkeuringen en -training up-to-date blijven.  
• Ervoor zorgen dat borgingsvereisten (bijv. DBS) en verantwoordelijkheden worden weerspiegeld in functiebeschrijvingen, beoordelingsdoelstellingen en persoonlijke ontwikkelingsplannen, indien van toepassing. 
• Luisteren en betrekken van begunstigden, personeel, vrijwilligers en anderen en hen betrekken waar nodig. 
• Gevoelig reageren op eventuele zorgen en snel handelen om deze aan te pakken.  
• Ervoor zorgen dat persoonlijke gegevens worden opgeslagen en beheerd op een veilige manier die voldoet aan de regelgeving inzake gegevensbescherming, inclusief geldige toestemming voor het gebruik van afbeeldingen of video's.   
• Medewerkers, vrijwilligers en anderen bewust maken van: 
  • Onze beveiligingsprocedures en hun specifieke beveiligingsverantwoordelijkheden bij de introductie, met regelmatige updates/herinneringen, indien nodig. 
  • De signalen van mogelijk misbruik en hoe u deze kunt melden.  

Verantwoordelijkheden van iedereen 
Om op de hoogte te zijn van onze procedures, de nodige training te volgen, op de hoogte te zijn van de risico's en tekenen van mogelijk misbruik en, als u zich zorgen maakt, deze onmiddellijk te melden (zie hierboven). 

Fondsenwerving 
Wij zullen ervoor zorgen dat:  

• Wij voldoen aan de Gedragscode voor fondsenwerving, inbegrepen fondsenwerving waarbij kinderen betrokken zijn.  
• Medewerkers en vrijwilligers worden op de hoogte gebracht van de richtlijnen van het Chartered Institute of Fundraising fondsenwerving veilig te houden en de NCVO Leidraad op kwetsbare mensen en fondsenwerving.  
• Ons materiaal voor fondsenwerving is toegankelijk, duidelijk en ethisch, en we leggen ook geen onnodige druk uit op individuen om te doneren. 
• We vragen noch accepteren donaties van iemand van wie we weten of denken dat ze niet bekwaam zijn om hun eigen beslissingen te nemen. 
• We zijn gevoelig voor elke specifieke behoefte die een donor kan hebben.  

Online veiligheid 
We identificeren en beheren online risico's door te zorgen voor: 

• Vrijwilligers, personeel en beheerders begrijpen hoe ze zichzelf online veilig kunnen houden. U kunt hoge privacyinstellingen en wachtwoordtoegang tot vergaderingen gebruiken om dit te ondersteunen 
• De online diensten die u aanbiedt, zijn geschikt voor uw gebruikers. Gebruik bijvoorbeeld leeftijdsbeperkingen en bied wachtwoordbeveiliging om mensen te beschermen 
• De diensten die wij gebruiken en/of leveren zijn veilig en in overeenstemming met onze gedragscode.  
• Bescherm de persoonlijke gegevens van mensen en volg zeBritse GDPR-wetgeving. 
• We hebben toestemming om afbeeldingen op onze website of sociale media-accounts weer te geven, inclusief toestemming van een persoon, ouder, enz.  
• We leggen duidelijk uit hoe gebruikers online zorgen kunnen melden. Zorgen kunnen worden gemeld met behulp van dit beleid, of rechtstreeks aan een aanbieder van sociale media via hun meldingsproces. Als u het niet zeker weet, kunt u contact opnemen met een van deze organisaties, wie zal je helpen.  

Samenwerken met andere organisaties  
Bij het werken met andere organisaties, inclusief eventuele samenwerkingsprojecten, zullen we ons hieraan houden Begeleiding van de liefdadigheidscommissie door relevante due diligence uit te voeren en een schriftelijke overeenkomst te hebben waarin wordt uiteengezet: 

• Onze relatie. 
• De rol van elke organisatie. 
• Bewakings- en rapportageregelingen. 

Versiebeheer – Goedkeuring en beoordeling 

 Wettelijke richtlijnen  

Gov.UK - De rol van andere instanties bij de bescherming 
CC: Infographic; 10 acties die beheerders moeten ondernemen. 
CC: Vrijwaring van de plichten van liefdadigheidsbeheerders 
CC: Waarborgen – beleid en procedures 
CC: Hoe kwetsbare groepen te beschermen 
CC: Online risico's beheren.  

handige links 

NCVO: Online beveiligingsbronnen. 
NSPCC: Schrijven van een beveiligingsbeleid 

 Bijlage 1 – Tekenen van misbruik 

Fysiek misbruik 

• kneuzingen, zwarte ogen, striemen, snijwonden en touwsporen. 
• gebroken botten, open wonden, snijwonden, lekke banden, onbehandelde verwondingen in verschillende stadia van genezing. 
• gebroken brillen/monturen, of andere fysieke tekenen van gestraft of vastgehouden worden. 
• laboratoriumbevindingen van ofwel een overdosis ofwel ondergedoseerde medicatie. 
• melding van een persoon dat hij wordt geslagen, geslagen, geschopt of mishandeld. 
• plotselinge gedragsverandering van een kwetsbare volwassene. 
• de weigering van de verzorger om bezoekers alleen een kwetsbare volwassene te laten zien. 

Seksueel misbruik 

• blauwe plekken rond de borsten of het genitale gebied. 
• onverklaarbare geslachtsziekte of genitale infecties. 
• onverklaarbare vaginale of anale bloedingen. 
• gescheurde, bevlekte of bebloede onderkleding. 
• aangifte van seksueel misbruik of verkrachting door een persoon. 

Geestelijke mishandeling/emotioneel misbruik 

• emotioneel overstuur of geagiteerd zijn. 
• extreem teruggetrokken en niet-communicatief of niet-reagerend zijn. 
• nervositeit rond bepaalde mensen. 
• een melding van een persoon dat hij verbaal of mentaal is mishandeld. 

Verwaarlozen 

• uitdroging, ondervoeding, onbehandelde doorligwonden en slechte persoonlijke hygiëne. 
• onbeheerde of onbehandelde gezondheidsproblemen. 
• gevaarlijke of onveilige leefomstandigheden (bijv. onjuiste bedrading, geen verwarming of stromend water). 
• onhygiënische en onreine leefomstandigheden (bijv. vuil, vlooien, luizen op persoon, vuil beddengoed, geur van ontlasting/urine, ontoereikende kleding). 
• een melding van een persoon dat hij is mishandeld. 

Zelfverwaarlozing 

• uitdroging, ondervoeding, onbehandelde of onvoldoende verzorgde medische aandoeningen en slechte persoonlijke hygiëne. 
• gevaarlijke of onveilige leefomstandigheden. 
• onhygiënische of onreine woonvertrekken (bijv. aantasting door dieren/insecten, geen functionerend toilet, geur van ontlasting of urine). 
• ongepaste en/of ontoereikende kleding, ontbreken van de noodzakelijke medische hulpmiddelen. 
• zeer ontoereikende huisvesting of dakloosheid. 
• ontoereikende medische zorg, het niet correct innemen van voorgeschreven medicijnen. 

Exploitatie 

• plotselinge veranderingen in bankrekening of bankpraktijk, waaronder een onverklaarbare opname van grote sommen geld. 
• het toevoegen van extra namen op bankhandtekeningkaarten. 
• ongeoorloofde opname van geld met behulp van een ATM-kaart. 
• abrupte wijzigingen in een testament of andere financiële documenten. 
• onverklaarbare verdwijning van geld of waardevolle bezittingen. 
• rekeningen onbetaald ondanks dat er geld beschikbaar is om ze te betalen. 
• het vervalsen van een handtekening op financiële transacties of voor de titels van bezittingen. 
• plotselinge verschijning van voorheen niet-betrokken familieleden die rechten claimen op de bezittingen van een kwetsbare volwassene. 
• onverklaarbare plotselinge overdracht van vermogen aan een familielid of iemand buiten de familie. 
• diensten verlenen die niet nodig zijn. 
• aangifte van uitbuiting van een persoon.